За даними Total Assure, кібератаки на бізнес відбуваються кожні 11 секунд. Якщо співробітники використовують особисті телефони для робочих дзвінків, у компанії виникають суттєві ризики витоку персональної інформації. З’ясуймо, як захистити особисті дані персоналу та клієнтів за допомогою віртуального номера.
Захист співробітників при віддаленій та гібридній роботі
У форматі віддаленої чи гібридної роботи особистий номер співробітника потрапляє до десятків контактів. Крім того, працівники відчувають тиск необхідності відповідати на дзвінки навіть поза робочим часом.
З технологією віртуальної телефонії всі робочі виклики та SMS здійснюються через окремий номер і застосунок без розкриття персональних даних. У разі витоку спамери отримують лише робочий номер, який легко замінити без будь-яких наслідків для співробітника.
Після завершення робочого дня достатньо просто «розлогінитися» — і робочі комунікації перестають втручатися в особисте життя.
Контроль і управління доступами співробітників
Управління доступами відбувається централізовано, без необхідності залучати IT-відділ до кожної зміни. Активація нового віртуального номера (https://ringostat.com/uk/virtual-number/) або підключення до нього нового співробітника займає лічені хвилини. А при звільненні доступ миттєво блокується.
Керівник отримує централізований облік і статистику по кожному номеру в єдиній системі: кількість дзвінків, їхню тривалість та робочий час на лінії.
Переваги для бізнесу та HR-відділів
Віртуальні номери неабияк спрощують роботу HR-відділу й знижують операційні ризики компанії. Ключові переваги:
-
Конфіденційність при наймі. Рекрутер спілкується з кандидатами через робочий номер, не розкриваючи особистий телефон. Завдяки налаштованому графіку переадресації дзвінки та SMS надходять лише в робочий час і не турбують у вихідні або вночі через різницю часових поясів.
-
Захист від спаму та шахрайства. Робочий номер можна змінити у будь-який момент без наслідків для особистого телефону.
-
Безпека реєстрації в сервісах. Корпоративні акаунти прив'язуються до віртуального номера компанії, а не до особистих даних працівника.
-
Прозорі звіти. Показують ефективність роботи по кожному співробітнику.
Відповідність вимогам захисту персональних даних
Номер телефону дозволяє ідентифікувати особу, тому, згідно з GDPR та законодавством України, він належить до персональних даних. Його неправильне використання або витік може мати юридичні наслідки (ст. 182 КК України).
Використання віртуальних номерів допомагає компанії фіксувати робочі комунікації окремо від персональних даних співробітників, а процес обробки дзвінків у такому разі відповідає вимогам регуляторів. Важливо обирати провайдера з актуальними стандартами безпеки, зокрема сертифікацією ISO/IEC 27001:2022.
Яким бізнесам особливо корисні віртуальні номери
| Тип бізнесу | Чому актуально |
| ФОП, фрілансери, стартапи | Не потрібно купувати дорогі фізичні АТС. Особистий номер залишається конфіденційним. |
| Сфера послуг, інтернет-магазини | Виключає дзвінки в неробочий час чи після завершення співпраці. Месенджери прив'язуються до віртуального номера, тож особисті листування залишаються приватними. |
| Кол-центри | Окремий номер для холодних дзвінків без ризику для особистої репутації. |
| Кадрові агенції | Рекрутери не ризикують, що їхній особистий номер потрапить у спам-бази або буде використаний для пошуку профілів у соцмережах. |
| Фінанси, медицина, юристи | Захищений запис і шифрування дзвінків відповідають вимогам GDPR та галузевих регуляторів. |
Завдяки тому, що кожен співробітник має власний віртуальний номер, клієнт завжди потрапляє до свого персонального менеджера — і при цьому особисті телефони команди залишаються повністю захищеними», - Дмитро Соколюк, керівник відділу маркетингу та продажів паливної компанії СК «Альянс»
Висновок
Віртуальний номер — це простий спосіб знизити ризики витоку інформації, чітко розмежувати особисте та робоче, а також зберегти клієнтську базу всередині компанії. Якщо щодня ваш бізнес обробляє хоча б десяток дзвінків, це рішення варто розглянути.
